Prozessschritt 5: Maßnahmen definieren
Definieren Sie Maßnahmen, setzen Sie einen Beschwerdemechanismus auf und setzen Sie beides in die Praxis um.
Sie wissen nun, mit welchen CSR-Risiken Sie sich als erstes beschäftigen müssen und können entscheiden, wie Ihr Unternehmen mit den Risiken umgeht. Ihre Maßnahmen zur Bewältigung von CSR-Risiken sollten dabei zwei Ziele haben:
- Reduktion oder Kompensation von tatsächlichen negativen Auswirkungen
- Vermeidung oder Reduktion von Risiken mit negativen Auswirkungen
Sie können interne Maßnahmen (z.B. Schulungen für den Einkauf, Mitgliedschaften in Brancheninitiativen) und externe Maßnahmen (z.B. Entwicklung eines Verhaltenskodex für Lieferanten, Etablierung von Auditprozessen für die Direktlieferanten) ergreifen. Berücksichtigen Sie bei der Maßnahmenentwicklung, wie Sie an den negativen Auswirkungen beteiligt sind: Sind Sie direkter Verursacher der negativen Auswirkungen, tragen Sie dazu bei oder sind Sie nur indirekt beteiligt? Um dies einschätzen zu können, nutzen Sie die Arbeitshilfe Welche Rolle hat mein Unternehmen?.
Hier einige Beispiele für Maßnahmen, die Sie ergreifen können:
Übergreifende Maßnahmen
- Entwickeln Sie gemeinsam mit Ihren Lieferanten, Einkäufern, Kollegen, Branchenverbänden, anderen Lieferkettenpartnern und zivilgesellschaftlichen Organisationen Maßnahmen für die wesentlichen Risiken in Ihrer Lieferkette.
- Schließen Sie sich bestehenden Lieferketten- oder Brancheninitiativen an.
- Beheben Sie den bereits entstandenen Schaden.
- Lieferantenmanagement: Hier finden Sie mehr Informationen zum Thema Verantwortliches Lieferantenmanagement.
Tipp: Beziehen Sie bei der Maßnahmenentwicklung auch die Erkenntnisse aus Prozessschritt 1: „Überblick verschaffen“ mit ein und identifizieren Sie mögliche Lücken. Wenn Sie z.B. bereits einen Lieferantenkodex haben, kann es sinnvoll sein, diesen zu überprüfen und weitere Maßnahmen zu entwickeln.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, CSR in die Geschäftsprozesse zu integrieren, z.B. durch die Einrichtung einer bereichsübergreifenden Arbeitsgruppe, die Anpassung der CSR-Richtlinien (o.Ä.) oder die Verzahnung zwischen Qualitäts- und CSR-Management.
Beschwerdemechanismus
Beschwerdemechanismen dienen vor allem zwei Zielen. Zum einen sind sie ein Frühwarnsystem für nachteilige menschenrechtliche Auswirkungen, zum anderen schaffen sie die Grundlage für deren Prävention, Abmilderung und Wiedergutmachung. Nach VN-Leitprinzip 31 sollen Beschwerdemechanismen legitim, zugänglich, berechenbar, ausgewogen, transparent, rechte-kompatibel und ein Ausgangspunkt kontinuierlichen Lernens sein. Die Checkliste von CSR-Europe hilft bei der Qualitätsprüfung des Beschwerdemechanismus. Unternehmen können einen eigenen Beschwerdemechanismus aufbauen oder sich einer branchenweiten Lösung anschließen.
Ein Beschwerdemechanismus kann unterschiedliche Zielgruppen haben: Dies können z.B. Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten oder Angestellte der Lieferanten sein. So vielfältig wie die Personengruppen, so vielfältig sind auch die Arten von Beschwerdemechanismen, die Unternehmen implementieren können. Dazu gehören z.B. Whistleblower- und Ethik-Hotlines, Kundenbeschwerdeverfahren, Lieferketten-Hotlines, Interviews im Rahmen von Audits, Ombudspersonen, Anwohnerforen und Arbeitnehmerausschüsse. Um einen guten Beschwerdemechanismus aufzubauen, sollten Sie sich folgende Fragen stellen und Punkte beachten:
- Welche Personengruppen sind durch unsere Geschäftstätigkeit und -beziehungen von nachteiligen (menschenrechtlichen) Auswirkungen betroffen oder könnten betroffen sein?
- Haben wir bereits Beschwerdemechanismen implementiert? Wenn ja: welche?
- Im Rückblick auf die erste Frage: Wo ergeben sich Lücken zwischen den Personengruppen, die Sie mit dem Beschwerdemechanismus einbeziehen müssen und dem, was Sie bereits implementiert haben?
- Beziehen Sie wichtige Stakeholder-Gruppen in den Aufbau oder die Überarbeitung des Beschwerdemechanismus ein?
Verankerung von Präventionsmaßnahmen
Stellen Sie im Rahmen Ihrer Risikoanalyse ein Risiko fest, sind Sie verpflichtet, geeignete Präventionsmaßnahmen zur Verhinderung und Minimierung zu ergreifen:
Im eigenen Geschäftsbereich:
- Umsetzung der in der Grundsatzerklärung festgelegten Menschenrechtsstrategie
- Implementierung geeigneter Beschaffungs- und Einkaufsstrategien
- Durchführung von Schulungen
- Durchführung risikobasierter Kontrollmaßnahmen
Bei unmittelbaren Zulieferern:
- Lieferantenauswahl nach menschenrechts- und umweltbezogenen Erwartungen
- Vertragliche Zusicherung zur Einhaltung der Erwartungen
- Durchführung von Schulungen zur Durchsetzung der vertraglichen Zusicherung
- Vertragliche Kontrollmechanismen zur Überprüfung der Menschenrechtsstrategie bei unmittelbarem Zulieferer
Ergreifen von Abhilfemaßnahmen
Stellen Sie im Rahmen Ihrer Risikoanalyse fest, dass eine menschenrechts- oder umweltbezogene Verletzung bereits eingetreten ist oder unmittelbar bevorsteht, so sind Sie verpflichtet, die folgenden Abhilfemaßnahmen zu ergreifen:
Im eigenen Geschäftsbereich:
- Sowohl im In- und Ausland muss die Abhilfemaßnahme zur Beendigung der Verletzung führen
Bei unmittelbaren Zulieferern (falls Beendigung in absehbarer Zeit nicht möglich):
- Erarbeitung eines Plans zur Beendigung der Verletzung mit dem verursachenden Unternehmen
- Zusammenschluss mit anderen Unternehmen zu Brancheninitiativen & -standards
- Temporäres Aussetzen der Geschäftsbeziehung (nur möglich bei besonders schwerwiegender Verletzung, wenn Abhilfemaßnahmen keine Wirkung zeigen oder keine anderen milderen Mittel zur Verfügung stehen)
➔ Eine Überprüfung der Wirksamkeit der Präventions- und Abhilfemaßnahmen muss 1x im Jahr sowie anlassbezogen stattfinden
Einrichten eines Beschwerdeverfahrens
Sie sind dazu verpflichtet, ein angemessenes Beschwerdeverfahren einzurichten. Es soll Personen ermöglichen, auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie Verletzungen im eigenen Geschäftsbereich, bei unmittelbaren sowie mittelbaren Zulieferern hinzuweisen.
Dabei muss das Beschwerdeverfahren nach den folgenden Kriterien gestaltet werden:
- Eingangsbestätigung an den Hinweisgeber und Erörterung des Sachverhaltes mit diesem
- Ausarbeitung einer festgelegten und öffentlich zugänglichen Verfahrensordnung
- Unparteiisches und unabhängiges Handeln sowie Verschwiegenheit der mit der Durchführung des Verfahrens betrauten Personen
- Öffentliche Bereitstellung von Informationen zur Erreichbarkeit und Zuständigkeit
- Überprüfung der Wirksamkeit 1x pro Jahr und anlassbezogen
Beachte: Sie können sich auch an einem entsprechenden externen Beschwerdeverfahren beteiligen, Voraussetzung ist die Erfüllung der oben genannten Kriterien.
Wir stehen Ihnen für Fragen rund um die Themen CSR, nachhaltige Lieferketten und CSR-Risikomanagement gerne zur Verfügung:
Praktische Arbeitshilfen
Downloads und Links
Unterstützungsangebote
Checkliste des CSR Risiko-Checks: Einfluss auf die Lieferkette (MVO, UPJ, Helpdesk Wirtschaft & Menschenrechte)
Praxisbeispiele BMAS zu „Maßnahmen zur Risikominimierung“
Handlungsanleitung Beschwerdemechanismus – Branchendialog Automobilindustrie
Standards-Kompass (GIZ, BMZ)
Beschwerdemanagement
Assessing the Effectiveness of Company Grievance Mechanisms (CSR Europe)
Zuhören lohnt sich – Menschenrechtliches Beschwerdemanagement verstehen und umsetzen (DGCN)
Beschwerdemechanismen im Unternehmen: Menschenrechtliche Beschwerden effektiv managen und wirksam Abhilfe schaffen (Ergon, Business & Human Rights Resource Centre)
Praxisbeispiele BMAS zu „Beschwerden ermöglichen“
Handlungsanleitung Maßnahmen – Branchendialog Automobilindustrie
Angebote der Bundesregierung
Weitere Informationen zum Thema und Umsetzungshilfen wie Leitfäden, Praxisbeispiele sowie Beratungs- und Schulungsangebote finden Sie auf der zentralen Plattform der Bundesregierung zu Wirtschaft und Menschenrechten. Besonders hinweisen möchten wir auf den Helpdesk Wirtschaft & Menschenrechte der Bundesregierung.
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Mehr über die Erwartungen verschiedener Stakeholder an die baden- württembergischen Unternehmen und praktisches und handlungsorientiertes Wissen für die Entwicklung und Umsetzungen eines nachhaltigen Lieferkettenmanagements erhalten Sie auf den Informationsveranstaltungen und den Vertiefungsworkshops.